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知识管理时代的EKP应用

发布时间:2012-05-21  阅读:327次
内容摘要:目前,知识管理虽然日益称为一门显学,但到底知识管理体现在IT层面是什么方式,仍然是“公说公有理、婆说婆有理”。
目前,知识管理虽然日益称为一门显学,但到底知识管理体现在IT层面是什么方式,仍然是“公说公有理、婆说婆有理”。有人说,所谓知识管理系统不就是管管文档而已,和文档没什么区别;也有人认为知识管理应该是建立在现有信息系统之上,通过信息的分析、提炼来形成决策知识,因此知识管理系统强调数据整合和分析;也有人认为类似博客、wiki、论坛等也都可以实现知识交流分享,所以知识管理系统很简单。

  根据我们在长期的知识管理研究和实践,发现在支撑知识管理的IT系统建设中,通常存在狭义知识管理系统和广义知识管理系统两个层次的概念。

  狭义上的知识管理系统指的是仅包括支撑知识沉淀、分享、学习等基本功能的系统,而不包括企业其他应用系统的关联和整合 。而从广义来看,知识管理系统在其建设目标、关注过程和其管理对象都有区别于狭义知识管理系统之处。

  在建设目标上,知识管理的本质就是实现“让合适的人、在合适的场景、获取合适的知识”,基于这个总体目标去开展建设,将能够有效实现知识管理对信息化系统的提升,更高程度实现“信息知识化”,为实现这个目标,门户就成为了一个必然要求。

  在所关注的过程上,广义知识管理系统不仅仅要关注文档类的知识沉淀分享,还应能促进企业知识沉淀、共享、学习、应用、创新一系列过程:因此在知识沉淀、共享、学习、应用和创新的各个环节,都会体现相关的知识管理专用功能。

  从管理对象来说,广义知识管理系统不仅仅关注静态的结构化文档,其关注企业更广泛的无形资产,可以主要划分为显性结构化知识、显性非结构化知识及隐性知识。结构化知识如企业ERP系统中所管理的各类业务数据,非结构化知识如企业的各类文档、协作流程、沟通机制等,隐性知识如企业各位员工所具备的业务经验及专业技能。

  这种广义知识管理系统可以称为企业知识化平台(EKP),它是对应于知识管理时代的企业核心IT应用。因为我们通过研究企业信息化的发展规律,可以把企业信息化分为如下四个阶段:

  第一阶段:业务操作数据化。其特征是将日常手工事务性工作转变为机器工作的过程;关注个体的工作行为,可以提高个体的工作效率。该阶段可以称为“数据管理时代”,以MIS为应用核心。

  第二阶段:业务流程信息化。其特征是通过企业的管理重组和管理创新,结合IT优势固化业务流程;关注整个组织的流程,提升组织的效率;该阶段广泛开展流程梳理和信息化建设,例如ERP、CRM、SCM、BOSS系统建设等。该阶段可以称为“信息管理时代”,以ERP为应用核心。

  第三阶段:业务管理知识化。其特征是让合适的角色在合适的时间、合适的场景获取合适的知识和资源,系统推动企业管理生态的建立,对环境的变化做出灵活的反应,全面提升执行力;该阶段强调实现业务活动和管理活动的真正结合,以知识资产、协同、门户等为代表。该阶段可以称为“知识管理时代”,以EKP为应用核心。

  第四阶段:业务决策智能化。其特征是在企业的已有知识的基础之上,能够智能创造、挖掘新知识,用于业务决策、日常管理等,形成自组织、自学习、自进化的企业管理体制;该阶段中,人工智能、专家系统的思想将应用在企业管理领域中,属于未来的主流应用。

  EKP定位于知识管理时代的主流应用,类似于信息管理时代的ERP。ERP以组织的“物资”、“资金”、“生产能力”等有形资源为关注点,强调规范化、成本控制,以提升设备产能为核心目标;而EKP则以组织的“协同”、“知识”、“激情”等无形资产为关注点,强调工具化、快速应用,以提升组织产能为核心目标。

  具体来说,EKP的特点可以体现“E”、“K”、“P”这三个英文字母上。“E”代表能量,引申为组织产能,“K”代表知识管理,“P”既是门户又一种平台概念。

  对于组织产能“E”来说,可以用公式表示,即:组织产能=战略绩效*(协同∑(知识×激情)) 。因为,我们发现,组织产能通常和四个要素有关:一是组织内战略目标的共识化,体现为战略地图、BSC和绩效管理的闭环应用,让大家首先能够“做对事”; 二是组织内部协同的效率,核心体现为任务类协同、流程类协同和项目类协同,让大家能够“做快事”;三是每个个体在工作中获取和应用知识的能力,包括面向结构化数据获取的“数据中心”、面向非结构化显性知识的“知识中心”和面向隐性知识的“人才中心”,让大家能够“做好事”;四是每个个体的工作激情,可以体现为“文化管理”、“社区管理”和“活动管理”等典型应用模式,让大家能够“乐做事”。在“战略绩效”、“协同”、“知识”和“激情”四要素都能得到一致性提升的情况上,往往能够塑造出和谐的组织气氛,组织产能也能够充分发挥。

  对于知识管理“K”来说,会具体体现为EKP中的一系列促进知识的沉淀、共享、学习、应用和创新过程的知识管理机制,可以用PDCA循环来表示这一系列机制:

  在P(规划)方面——首先,应能够进行分类规划,包括知识分类规划、知识关联规划、专家分类规划以及知识社区分类规划等;其次,应能够进行关键词规划以规范企业内部的关键词典,应能够进行知识文档模板规划以更有效实现企业内部知识标准化;再者,应能够实现积分规则规划,包括知识文档积分规则以及个人、部门积分规则规划等。

  在D(推进)方面——应提供相关的功能机制,有效推进知识的沉淀和应用,比如:催办、发布、沟通、订阅、收藏、点评、关联、版本管理等。

  在C(评测)方面——应能够根据设定的积分规则对知识文档积分、个人及部门积分进行评价,同时应能够对知识应用过程安全进行控制和审计。

  在A(处理)方面——应能够对评测的结果进行排名激励,如:员工排名、知识排名、社区排名、考试排名等;另外应能够对一段时间内的知识沉淀和应用现状进行统计分析,如:某段时间内相关部门的知识增长状况、相关类别知识的增长状况等。

  对于门户展现“P”来说,应能够提供对于不同知识和IT应用软件的单一访问入口、安全互动、一个可定制的接口、个性化的内容等等。目前业界已存在有各种门户,不管使用何种门户,所有门户的基本要求都是相同的,实现以“系统功能为导向”到“以人为导向”的转变。通过门户方式,任何员工都可以实时地与工作团队中的其他成员取得联系、寻找到能够提供帮助的专家或者快速连接到相关的门户。

  因此,根据组织产能理论,基于知识管理思想,以及面向门户的应用框架,可以形成如下的EKP产品架构,其采用三层体系架构,由基础平台层、应用服务层、展现层等构成,具体在核心应用功能层面,体现为:战略绩效类的“战略地图”、“BSC积分卡”、“绩效管理”;组织协同类的“任务管理”、“流程管理”、“项目管理”;组织知识类的“数据中心”、“知识中心”、“人才中心”;激情类的“文化管理”、“社区管理”、“活动管理”。在这些核心功能应用基础上,还面向不同管理和业务需求的EKP拓展应用,如OA应用、KM应用、HR应用等,并通过以人为导向的门户管理,实现传统以功能为导向的软件应用到以人为导向的软件应用的转变。

  总结来说,EKP作为知识管理时代的主流IT 应用,具有以下区别于以往IT应用的明显特征:

  门户表现为形式:从“以功能为导向”到“以人为导向”的转变,强调构建可定义、可配置、可拓展的管理支撑平台框架,从而改变目前“人去找系统”的现状,实现“系统找人”的全新理念。

  战略绩效为导向:通过战略地图、BSC和绩效管理将企业、部门和个人之间的绩效目标一致化,有效落实企业战略,提升企业的目标共识和战略执行能力。

  协同工作为手段:以“任务、流程、项目”等协同工作模型为手段,优化组织层面的协同工作,提升企业运营效率。

  知识管理为支撑:以知识管理为核心理念,建立知识和角色的关联通道,让合适的角色在合适的场景、合适的时间里获取合适的知识,充分发掘和释放人的潜能,并真正让企业的数据、信息转变为一种能够指导人行为的能力。

  应用整合为拓展:通过对各类应用系统的整合,使得企业业务、数据、流程管理统一在企业门户中展现出来,从而使得业务活动和管理活动逐步整合。

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